プライベートでもビジネスでも、メールは日常生活で重要かつ手軽なコミュニケーションの1つ。家族や友人にメールを書くときは、カジュアルでもいいけれど、でもちょっと待って！正式な英文メールはきちんと書けていますか？

英文ビジネスメールのエチケットにはいくつかのルールがあり、たとえ英語を母国語としない人であっても、誰もが守るべきもの。この記事では、英文メールを書く上でプロフェッショナルになるための10のヒントを紹介します。

ビジネスメールのフォーマット

ビジネスメールのフォーマットには、以下のような5つの核があります。

1.件名
2.正式な挨拶文
3.本題
4.結びの言葉
5.署名

この核を理解しておけば、メールを素早く構成し、すらすらと簡単にビジネスメールを書くことができるようになります。

英文メールを書くための10のヒント

英文メールを書く時に知っておきたい基本的な内容を具体的に解説していきましょう。

ヒント①件名

件名は間違いなく、受信者が最初に読むもの。

メールを開くかどうかの判断は、件名の印象に大きく左右されます。

件名は、シンプルで具体的、かつキャッチーなものにしましょう。

メッセージの内容を簡潔に要約するキーワードを使用すると読み手に伝わりやすく効果的。件名の FYI は、for your information の省略形としてよく使われます。件名の例をいくつかみていきましょう。

菅井 快さんへの推薦状
Letter of Recommendation for Kai Sugai

重要なフライト変更のお知らせ
Important flight change information

注文が処理されました！
Your order has been processed!

お客様のご要望にお答えして
Per your request

ヒント②メールの始まり方

冒頭の文章では、あなたが誰で、どこから来たのか、そして何を求めているのかを説明する必要があります。もちろん、これらをすべて盛り込むのは大変なことですが、ここではビジネスメールの始め方の一例をご紹介します。

Dear ラストネーム
Dear Mr./Ms.ファーストネーム ラストネーム
Dear Dr.ラストネーム
To whom it may concern (宛先の名前がわからない場合)

よりフォーマルなメールの始め方としては Dear の後に苗字を使います。例えば

Dear Mr Smith
Dear Mrs Smith

Mrs を使いたくないという女性もいますし、相手が結婚しているかどうかわからない場合もあります。もし迷ったら、Ms.を使うのがベストです。相手の名前がわからない場合は、次のように書きます。

Dear Sir/Madam

相手のことをよく知っている場合、あるいは以前に連絡を取り合ったことがある場合は、相手のファーストネームを使っても良いでしょう。

Dear Alex

その他にも、以下のようなカジュアルなメールの書き方があります。

Hello/Hi John
Hello/Hi (名前なし)

複数の人、例えば部署の人全員にメールを送る場合はこのような書き方もOKです。

Dear all (フォーマル)
Hi all (インフォーマル)
Hi everyone (インフォーマル)

Good afternoon,
Good morning,
Good evening,

など、時間帯に合わせた挨拶でメールを始めるのもOKです。

ヒント③フレンドーな挨拶

相手のことをよく知っている場合、あるいはすでに何らかのやりとりをしたことがある場合は、次のようなフレンドリーなオープニングから始めることもできます。

お元気でお過ごしでしょうか。
I hope you are well.

良い休暇を過ごされたことと思います。
I hope you had a nice holiday.

何事もうまくいっていることと思います。
I hope everything is going well.

ヒント④明確かつ的確

どんなに複雑に見えるメールでも、冒頭に「I am contacting you as…」や「I am writing to reference to/regarding…」と書いて、その目的を明確に定義するようにしましょう。

読み手がメールの目的を理解しやすくなります。

私は…に関して書いています。
I’m writing in connection with…
I’m writing regarding….

私は……に手紙を書いています。
I’m writing with regard to….
I’m writing to….

私は…についてフォローアップしたいのですが…。
I wanted/would like to follow up on….

についてお伺いしたいのですが…
I wanted/would like to ask about…

ここで注意したいのが、I want ではなく、I wanted ということ。過去形や条件付表現を使うと、カジュアルなメールでもより丁寧に聞こえます。

ヒント⑤添付書類について

メールに文書やファイルを添付した場合は、そのことを文章で指摘します。

添付ファイルをご覧ください。
Please find attached… (フォーマル)

添付しました／添付しています…
I’ve attached/I’m attaching…(インフォーマル)

ヒント⑥要望を伝える

メールに何を求めているか、何を期待しているかを明確にする必要があります。以下のフレーズを使って、お願いをしましょう。

できれば……お願いします。
I would appreciate it if you could…. (フォーマル)

できれば……ありがたいのですが……。
I would be grateful if you could…. (フォーマル)

していただけませんか？
Would you be able to….? (インフォーマル)

簡単な職務経歴書を書いて、できるだけ早く送り返していただけませんか？
Would you be able to write a short job description and send it back to me as soon as you can? (インフォーマル)

依頼に緊急性を持たせたい場合は、期限を導入します。

遅くとも金曜日までにレポートを送っていただけませんか？
Could you please send me the report by Friday at the latest?

遅くとも金曜日までにはレポートを送っていただけるとありがたいのですが。
I would appreciate it if you could send me the report by Friday at the latest.

ヒント⑦リクエストに返信する

依頼事に返信する場合は、以下のようなフレーズを使いましょう。これらの表現は、よりフォーマルなメールに使われています。

ご要望にお応えして、詳細を記載した資料を添付します。
As requested, I have attached the document with the details.

依頼されたことを実行できなかった場合は、次のように書くことができます。

残念ながら、今お尋ねのあった情報は持ち合わせておりません。
Unfortunately/I’m afraid I don’t have the information you asked for at the moment.

このような場合には、将来的にその要求を実現できるかもしれないという安心感を与えるようにしましょう。例えば

最新情報が入り次第、お知らせします。
As soon as we have an update, I will let you know.

ヒント⑧謝罪、お詫びをする

返信が遅れてしまった場合、一言お詫びを添えることは必須。よりフォーマルなメールでは、次のように書くことができます。

返信が遅れて申し訳ありません。
I apologize/I am sorry for the delay in replying to your email.

あなたのメールに返信するのが遅れたのは、数字が正しいかどうか確認したかったからです。
I apologize/I am sorry for the delay in replying to your email, but I wanted to make sure the figures were correct.

もっとカジュアルなメールでは、こう書くこともできます。

お返事が遅くなり、申し訳ありません。
Sorry it’s taken me so long to get back to you.

ヒント⑨手配する

会議、アポイント、ビデオ通話など、メールでスケジュールを確認しなくてはならないこと、多々ありますよね。

workという単語には、仕事や働く以外に「都合がいい」という意味があり、日常やビジネスでも頻繁に使われています。

来週はご都合がよろしいでしょうか？
I was wondering if you were/would be available next week.

火曜日はいかがでしょうか？
Would Tuesday suit you?

火曜日はご都合がよろしいでしょうか？
Would Tuesday work for you?

火曜日はいかがでしょうか？
Would Tuesday be suitable?

申し訳ありませんが、火曜日は都合がつきません。水曜日なら大丈夫ですか？
I’m afraid I’m not available/free on Tuesday. Would Wednesday work?

ヒント⑩メールの結びの言葉

さて、ここまで来たらもうひと頑張り。これは、メールの終わりが近づいていることを示すのに適した方法です。よりフォーマルなメールでは、次のように使うことができます。

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ご連絡/来週お会いできるのを楽しみにしております。
I look forward to hearing from you/seeing you next week/meeting you soon.

まとめ

今回は英文メールの書き方のヒントをご紹介しました。グローバル化が進む中、英文でメールを書く機会も増えています。英語はわかっていても、メールのエチケットを理解していなければ、内容が不自然だったり、相手に不快な思いをさせてしまうこともあるかもしれません。

今日学んだことを生かし、相手に良い印象を与える英語メールで、スムーズなコミュニケーションをとれるようにしましょう！